El correo de administración recibe de todo: facturas, clientes que piden certificados, proveedores con solicitudes, avisos de bancos.
Lo revisan dos personas y a veces las dos responden lo mismo o no responde ninguna.
Con Think²: Think² lee cada correo y lo clasifica: factura, solicitud de certificado, proveedor que cambia su cuenta bancaria, aviso. Lo manda a quien le corresponde y, si es algo de rutina, prepara la respuesta. Las respuestas y cualquier cambio delicado, como una cuenta bancaria nueva, se aprueban antes.
Qué cambia: Cada correo tiene un responsable y los cambios riesgosos siempre pasan por una persona.
Clientes, proveedores y empleados piden certificados: laborales, de retención, comerciales, paz y salvos.
Cada uno se arma a mano a partir de una plantilla.
Con Think²: Think² recibe la solicitud, verifica quién la pide y si le corresponde ese documento, llena la plantilla con los datos del sistema y deja el certificado listo para firmar. Una persona lo revisa y lo aprueba antes de enviarlo.
Qué cambia: Los certificados salen el mismo día, con datos tomados del sistema y no copiados a mano.
Los documentos de la empresa están en carpetas con nombres como «final_v3_bueno».
Cuando llega una auditoría o un requerimiento, encontrar los soportes toma días.
Con Think²: Think² revisa cada documento nuevo que llega a las carpetas compartidas o al correo. Le pone un nombre con una regla clara (tipo, tercero, fecha), lo pasa a su carpeta y anota en un índice qué es y dónde está. Lo que no logra clasificar con seguridad queda en una bandeja para que alguien lo revise.
Qué cambia: Encontrar un soporte toma una búsqueda y no días de excavar entre carpetas.
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