Un equipo comercial viaja cada semana y a fin de mes manda fotos de recibos por WhatsApp o correo.
Administración revisa uno por uno si cumplen la política: tope de comidas, hotel, kilometraje.
Con Think²: Think² lee cada recibo apenas llega y saca fecha, comercio, monto e impuesto. Lo compara con la política de viajes y arma la nota de gastos del empleado. Lo que se sale de la política le llega al jefe marcado con el motivo para que lo apruebe o lo rechace. Lo aprobado pasa a contabilidad.
Qué cambia: El empleado ya no arma la nota y el jefe solo revisa lo que se sale de la regla.
La empresa paga con tarjeta corporativa y el extracto llega con cargos que nadie justificó.
Contabilidad persigue a cada titular para que entregue su soporte.
Con Think²: Think² cruza cada cargo de la tarjeta con los recibos que han llegado. Si falta un soporte, le escribe al titular con el cargo exacto y le pide la factura. Si no llega en el plazo que fijes, le avisa a su jefe. Los recordatorios siguen reglas que tú apruebas.
Qué cambia: Los soportes se piden cuando ocurre el gasto y no tres semanas después.
En México, un viático sin CFDI válido o comprobado fuera de plazo puede terminar contado como ingreso del trabajador.
Administración se entera cuando ya es tarde.
Con Think²: Think² recibe el XML y el PDF de cada gasto y verifica que el CFDI esté a nombre de la empresa y vigente. Lleva la cuenta de lo que cada empleado tiene pendiente por comprobar y le avisa antes del plazo interno. Deja el resumen listo para que administración apruebe el cierre del viático.
Qué cambia: Los viáticos se comprueban a tiempo y con comprobantes válidos, sin la carrera de fin de mes.
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