Una comercializadora en Colombia expide certificados de retención a todos sus proveedores.
Cada año alguien exporta del sistema contable, separa por proveedor y concepto, genera los archivos y los envía a mano. Siempre rebotan correos porque el contacto ya cambió.
Con Think²: Think² toma del sistema contable las retenciones del periodo, arma el borrador de cada proveedor en el formato de tu empresa y señala los que tienen datos incompletos o valores raros. Tu contador revisa y aprueba, y solo entonces salen los envíos.
Qué cambia: La temporada deja de consumir al área contable y queda registro de a quién se le envió cada certificado.
En plena temporada los proveedores escriben para pedir de nuevo el certificado, o el de otro año.
Una auxiliar busca en carpetas viejas entre una tarea y otra para poder contestar.
Con Think²: Think² lee la solicitud, comprueba que el remitente corresponda al proveedor registrado, busca el certificado ya aprobado y prepara la respuesta. Si no lo encuentra o el remitente no coincide, lo pasa a una persona. Tú defines qué envíos necesitan aprobación.
Qué cambia: Las solicitudes repetidas dejan de interrumpir al equipo.
Un proveedor dice que el valor certificado no coincide con sus cuentas.
Encontrar la causa obliga a abrir facturas, pagos y retenciones de todo el año.
Con Think²: Think² reúne los movimientos que componen ese valor y le deja a contabilidad una explicación de las diferencias que encuentra. Una persona decide si hay que corregir algo y qué se le responde al proveedor.
Qué cambia: Las aclaraciones se resuelven con los datos a la vista, sin revisar todo de cero.
Think²